Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne, którzy są zobowiązani1 do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych oraz ich korekt w postaci elektronicznej - za pomocą programu "Płatnik" lub innego programu interfejsowego2 spełniającego warunki opublikowane na stronach internetowych ZUS - muszą te dokumenty opatrzyć podpisem elektronicznym. Złożenie tego podpisu jest możliwe przy użyciu odpowiedniego certyfikatu. Od 21 lipca 2007 r. obowiązują równolegle dwa rodzaje certyfikatów do składania podpisu elektronicznego:
dotychczasowy, niekwalifikowany, wystawiany przez Certum - Powszechne Centrum Certyfikacji za pośrednictwem Punktów Rejestracji ZUS oraz
certyfikat kwalifikowany bezpiecznego podpisu elektronicznego, wystawiany dla osób fizycznych (np. dla osoby odpowiedzialnej za przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS), który można nabyć bezpośrednio w kwalifikowanych centrach certyfikacji. Na podstawie art. 40 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne jedynym podpisem składanym podczas wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych w postaci elektronicznej będzie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Uwaga! Ustawa z dnia 13 czerwca 2008 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne zmienia artykuł 60, zgodnie z którym ZUS mógł przyjmować dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane w postaci elektronicznej podpisane przy użyciu certyfikatów klucza publicznego (dedykowanych ZUS) tylko do 20 lipca tego roku. Zgodnie z wprowadzoną zmianą dokumenty te mogą być przekazywane Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym do czasu utraty ważności dotychczas używanych certyfikatów. Ustawa określa również istotne warunki: 1.Termin ważności certyfikatów klucza publicznego nie może być dłuższy niż jeden rok. 2.Certyfikat i dane do składania podpisu muszą być przekazane za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przed dniem 21 lipca 2008 r. Po 20 lipca 2008 r. w dedykowanym centrum certyfikacji zostaną wyłączone usługi wystawiania nowych i odnawiania unieważnionych lub uszkodzonych certyfikatów. Po tym terminie Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie będzie prowadził dystrybucji bezpłatnych certyfikatów niekwalifikowanych. Posiadanie kwalifikowanego certyfikatu umożliwi przesyłanie do ZUS drogą elektroniczną również innych dokumentów (np. wniosku płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek).
Podpis elektroniczny zus fragment 20